Pomozite razvoju web mjesta, dijelite članak s prijateljima!
Premještanje vašeg poduzeća u novi ured je postupak u više koraka koji zahtijeva pažljivo planiranje i nekoliko koraka pripreme. Kao i za svaki veliki projekt, najbolje je podijeliti radno opterećenje i dodijeliti određene zadatke različitim zaposlenicima. Rano započinjanje procesa i održavanje otvorene i česte komunikacije ključ su uspješnog i manje stresnog poteza.
Stvorite vremensku traku
Stvorite vremensku traku koja uključuje sve bitne faze vašeg poteza. Kako biste osigurali da je raspored izvediv, razgovarajte o planu sa svim članovima tima koji sudjeluju u premještanju. Budite realni koliko će vam trebati vremena. Malom uredu možda će trebati najmanje tri mjeseca za pripremu, dok će srednjem do velikom uredu trebati planirati šest do osam mjeseci ili više. U svakom slučaju, ključ je započeti što ranije.
Dizajnirajte novi prostor
Sljedeći je korak prikupljanje svih dostupnih podataka o novom prostoru. Pokušajte dobiti nacrte ili raspored poda kako biste mogli prepoznati ključne komponente, poput električne utičnice i prostora za pohranu, i započeti s dizajniranjem novog uredskog izgleda. Također je dobra ideja imati opći plan rasporeda za vaš trenutni prostor kako biste ih mogli usporediti. Ako postoje područja u trenutnom uredu koja ne rade, identificirajte ih sada kako biste mogli izbjeći iste probleme u vašem novom prostoru.
Uz to, napravite popis potencijalnih problema s novim prostorom, poput manjeg recepcijskog prostora ili manjeg skladišnog prostora, ili možda većeg otvorenog prostora koji zahtijeva više kabina ili privremenih zidova. Možda će biti potrebno unajmiti tesare, slikare, električare, instalatere sustava ili druge profesionalce za izgradnju zidova, dodavanje ožičenja ili kozmetičke promjene prije useljenja.
Izgradite svoj pokretni tim
Za srednje do velike urede, odredite nekoga (ili zatražite volontere) iz svakog odjela ili odjeljenja koji će koordinirati njihovo određeno područje. To se može dodijeliti nadzorniku odjela ili upravitelju koji tada može osigurati da svaki zaposlenik preuzme odgovornost za pakiranje radnog stola, spisa i osobnih predmeta. Za manje urede možda ste sami. Ako je to slučaj, identificirajte nekoliko ključnih ljudi koji bi vam mogli pomoći u koordinaciji poteza.
Vaš tim također može pomoći u identificiranju trenutnih problema sa starim prostorom i pronalaženju mogućih rješenja za novi ured. Ovo je izvrstan način za uključivanje drugih stajališta i postizanje konsenzusa u pokretu, pogotovo ako neki zaposlenici ne podržavaju promjenu.
Održavajte redovite sastanke
U svom rasporedu odredite redovite sastanke kako biste sa svim zaposlenicima razgovarali o potezu i njegovom napretku. Važno je informirati sve i osigurati vrijeme za rješavanje problema i komentara zaposlenika. Preseljenje je stresno za sve uključene i može biti stresnije ako se odluke ne komuniciraju na odgovarajući način.
Odredite svoj proračun
Ako vam je za preseljenje dodijeljen određeni iznos proračuna, važno je utvrditi troškove prije nego što unajmite selidbe ili čak prije nego spakirate prvu kutiju.
Dodijeli zadatke
Neka vaš pokretni tim izradi popis zadataka koje treba dovršiti u tjednima prije preseljenja i pobrinite se da se kritični zadaci dodaju na vremensku traku / raspored. Pitajte svakog upravitelja odjela ili supervizora što se traži od njihovog područja, što može uključivati davatelje specijalnih usluga, poput instalatera telefonske linije ili stručnjaka za računalnu mrežu. Također osigurajte da su pokriveni zajednički prostori, kao što su recepcija, predvorje i skladišni prostori.
Unajmite Movers
Angažiranje seljaka jedan je od najkritičnijih zadataka premještanja posla, a postoje i selidbene tvrtke koje su se specijalizirale za premještanje ureda. Kao i svaki potez kućanstva, važno je osigurati da je tvrtka pouzdana i da za trošak dobivate najbolju uslugu. Istražite, postavite prava pitanja i neka tvrtka dođe u vaš ured kako bi procijenila vaš potez.
Ovaj se zadatak može dodijeliti jednoj osobi ili grupi ili nekolicini različitih ljudi, pri čemu svaka poziva određene tvrtke, a zatim uspoređuje bilješke. U svakom slučaju započnite rano kako biste bili sigurni da ćete dobiti najbolju cijenu i prilagoditi se svojim potrebama.
Napravite popis kontakata
Popis kontakata osigurava da svi s kojima poslujete, uključujući dobavljače i klijente, znaju da se selite. Dobro je ovaj zadatak dodijeliti jednoj osobi koja će nadgledati kako bi se spriječilo da kontakti propadnu kroz pukotine. Obaviještavanje kupaca i klijenata zahtijeva specifičnu komunikaciju o vašem novom mjestu i načinu na koji će tvrtka poslovati tijekom selidbe. Takve su informacije ključne da biste osigurali da vaši kupci ne odlaze drugdje po vaše usluge.
