Pomozite razvoju web mjesta, dijelite članak s prijateljima!
Premještanje ureda je komplicirano. S toliko stvari koje možete obaviti, lako je previdjeti manje, ali vitalne zadatke. Da bi vam se ured uredno kretao, pobrinite se da imate kontrolni popis osnovnih zadataka koji će vam pomoći da se ured kreće i upotrijebite sljedeći vodič za kontrolni popis koji će osigurati da se ništa ne popravi.
Klijenti i kupci
Dobro je prvo obavijestiti svoju bazu kupaca o selidbi, po mogućnosti najmanje mjesec dana prije nego što se selidba dogodi. Navedite informacije o novom mjestu slanjem službenog pisma ili e-maila s mapom priloženom ili priloženoj svima u bazi podataka vaše tvrtke. Ili, u slučaju prodavaonice na malo, postavite kartu i znak za obavijest na ulazna vrata i priložite mali letak uz svaku kupnju. Objavite podatke na svojoj web stranici s lako slijedivim uputama i detaljima koji će zadržati povratak vaših kupaca - to bi moglo uključivati prodaju ili useljenje ili službeno otvaranje.
Također biste trebali obavijestiti svoje klijente hoćete li se uopće zatvoriti tijekom selidbe ili smanjiti broj sati - ovo će biti kritična obavijest kako biste osigurali da kupci ne budu frustrirani ako su vam vrata zaključana. Znajući unaprijed kada ćete biti otvoreni za posao, uštedjet ćete puno telefonskih poziva svojih klijenata i spriječiti ih da odu kod vašeg konkurenta na uslugu. Drugim riječima, obavijestite svoje kupce o vašem planu pružanja usluge tijekom tranzicije.
Pružatelji usluga, dobavljači i vladine agencije
Obavijestite usluge i dobavljače koje vaša tvrtka redovito koristi. Može obuhvaćati tvrtku koja se bavi tiskarom, kurira, trgovinu uredskim priborom ili davatelja internetskih usluga.
Banke i osiguranje
Banke će trebati obavijest rano - morat ćete promijeniti adresu na čekovima tvrtke, a zatim dati ispisati čekove i obavijestiti tvrtke s kreditnim karticama i sve druge financijske institucije ili pružatelje usluga. Možete odlučiti da bi vaša tvrtka imala koristi od prijenosa poslovnih računa s jedne banke na drugu ili s jedne podružnice na drugu - razgovarajte s predstavnikom banke o uslugama dostupnim na novom mjestu / kvartu.
Osiguravajuća društva također treba rano obavijestiti. Morat će procijeniti novi prostor i pružiti vam novu procjenu, ako je primjenjivo. Ovo je sjajno vrijeme za razgovor sa osiguravateljem o preseljenju osiguranja i onome što ćete trebati da biste osigurali da je vaš ured zaštićen.
Promjena dolaznih telefonskih poruka
Uz ažuriranje podataka o tvrtki i marketinških materijala, postoje i drugi načini na koje možete osigurati da javnost sazna za predstojeći potez. Dodajte automatsku sekretaricu / uslugu glasovne pošte obavijest navodeći datum premještanja, kamo se selite i kako to može utjecati na uslugu. Obavezno navedite podatke za kontakt za one klijente koji mogu imati određenih problema.
Neka zaposlenici također promijene liniju govorne pošte izravnoga ureda s podacima u pokretu i novom adresom. Opet, to je jednostavan način da podsjetite kontakte na selidbu i obavijestite one koji nisu u bazi podataka kontakata o promjeni.
Promijenite liniju potpisa
Dodavanjem obavijesti u redak za potpis e-pošte za sve zaposlenike osigurava se da će svaka poslana e-pošta podsjetiti primatelja na predstojeći potez. Ovo je sjajan način dosezanja pojedinaca koji nisu na popisu kontakata tvrtke.
Pečat odlazne korespondencije
Kupite crvenu marku na kojoj stoji "Napomena nova adresa" - ove marke obično se mogu kupiti u trgovini uredskim materijalima. Označite ažurirane memorandume kako biste bili sigurni da su primatelji svjesni promjene adrese. Imajte na umu da je ovaj korak obavijesti možda primjenjiv tek nakon premještanja.
Telefon
Ovo bi trebao biti prvi uslužni program kojemu se obratite u vezi sa selidbom - želite biti sigurni da će vaše poslovanje ostati otvoreno tijekom selidbe ili da bude što manje smetnji. Obavijestite telefonsku tvrtku kada je selidba i zatražite da telefoni budu instalirani i spremni za rad na novom mjestu dan prije datuma useljenja. To osigurava da sustav radi i radi prvi dan na novom mjestu.
Zamolite tvrtku da uspostavi sustav preusmjeravanja poziva na dan vašeg preseljenja. Ako vaša tvrtka mijenja telefonske brojeve, zatražite da se na vaš stari broj doda savjet koji obavještava pozivatelje o promjeni telefonskog broja. Kad se preselite, dobro je nazvati svoj stari broj kako biste osigurali da usluga postoji. Također osigurajte da su vaš novi poslovni broj i adresa ažurirani u sljedećem telefonskom imeniku i imeniku.
Računi pošte, e-pošte i društvenih medija
Obavijestite poštu o svom preseljenju i dogovorite prosljeđivanje pošte nekoliko mjeseci nakon selidbe. Kao što je prethodno rečeno, dodajte obavijest o premještanju u potpise zaposlenika prije premještanja i nakon premještanja; nakon premještanja potpisa treba od primatelja tražiti da primijeti promjenu adrese i podataka za kontakt. Redovne kurirske tvrtke koje podižu i predaju pakete u vašem uredu također bi trebale biti obaviještene o promjeni adrese i svim promjenama usluga.
