Pomozite razvoju web mjesta, dijelite članak s prijateljima!
Većina organizacija s više od nekolicine ljudi mora imati jaku komunikacijsku strategiju kako za unutarnju tako i za vanjsku komunikaciju. Bilo da se radi o obavijestima o promjenama pravila, svakodnevnim postupcima ili bilo čemu pod suncem, zaposlenici moraju znati o važnim stvarima.
To također uključuje razvoj plana preseljenja ureda i izradu kontrolnog popisa za preseljenje.
Iako možda mislite da postoji toliko mnogo koraka za planiranje selidbe u uredu da nemate vremena ni za razmatranje komunikacije, doista trebate uzeti dan ili dva da biste stvorili čvrstu strategiju koja će obavještavati i zaposlenike i vaše klijente predstojećih promjena.
Vrlo važno, želite zadržati svoje zaposlenike izravno uključenima u selidbu jer će na njih potez vjerojatno najviše utjecati.
Ključne interne poruke
Ključne poruke trebale bi uključivati vrijeme, pakiranje, zatvaranje ureda, novi raspored ureda i detalje o novom mjestu.
- Vremenska Crta: Svakako navedite sve ključne korake selidbe kako bi svi znali što i kada mogu očekivati.
- Upute za pakiranje: Osigurajte osoblju upute kako spakirati svoje urede ili kabine za selidbu. To bi trebalo uključivati gdje se mogu nabaviti materijali za pakiranje, što je odgovorno za pakiranje i rokove.
- Napredna obavijest o zatvaranju ureda: Tijekom selidbe možda ćete trebati zatvoriti ured kako biste omogućili konačno pakiranje i premještanje uredske opreme i namještaja. Provjerite je li vaše osoblje upoznato s tim datumima te hoće li i kako će se posao nastaviti tijekom selidbe i kako će to utjecati na njihov raspored rada i opterećenje.
- Novi uredski plan: Osoblje će željeti znati kako će novi prostor izgledati i kako će se uredi postaviti. Hoće li i dalje imati vlastiti prostor ili će sada biti u kabini ili otvorenom tlocrtu? Svakako stvorite način da informirate osoblje o tome kako bi se njihov radni prostor mogao promijeniti.
- Nova lokacija, opcije parkiranja i putovanja na posao: Osigurajte osoblju sve potrebne informacije o novom mjestu kako bi mogli pripremiti prijevoz do novog prostora.
Načini priopćavanja ciljeva osoblju
Način isporuke poruke treba odrediti prema vrsti poruke. Na primjer, vremenska crta može se lako dostaviti putem intraneta vaše tvrtke; dok se zatvaranje ureda najbolje može predstaviti na sastanku osoblja kako bi se osiguralo postavljanje pitanja i odgovaranje na njih.
- Intranet: Za one tvrtke ili organizacije koje imaju intranet, ovo je obično najbolja platforma za većinu poruka. Omogućuje lako ažuriranje datoteka i informacija koje mogu doći do svih zaposlenika.
- Sastanci u osobi: Bez obzira na poruku, sastanci osoblja dobro su mjesto za najave i omogućuju osoblju priliku za cjelovitu raspravu. Vrijeme sastanka možete koristiti i za pregled načina na koji će se informacije prenijeti kako bi osoblje znalo da će biti informirano.
- E-mail: Iako je e-pošta jednostavna, nije uvijek najbolji način za prenošenje informacija. Ne želite slati toliko e-mailova da ljudi ne mogu pronaći informacije kada im zatrebaju. Ako upotrebljavate e-poštu, pobrinite se da je koristite samo kako biste ljudima dali do znanja gdje mogu dobiti informacije.
- Uobičajene mape: Ako nemate intranet, stvorite zajedničku mapu na mrežnom pogonu kojoj svi mogu pristupiti.
- Oglasna ploča: Možete koristiti fizički prostor za objavljivanje informacija. Ljudi ga mogu često provjeravati, a pruža i mjesto gdje se ljudi mogu okupljati i raspravljati o svojim problemima.
