Pomozite razvoju web mjesta, dijelite članak s prijateljima!
Pregled
- Radno vrijeme: 2 - 12 sati
- Razina vještine: početnik
Upravljanje važnim dokumentima i nered s papirom može biti poteškoća. Stoga je presudno postaviti funkcionalan sustav kartoteke za kuću koji ćete zapravo koristiti. Vaš sustav arhiviranja mora voditi računa o svim različitim vrstama papira koje imate, a vi morate paziti da se riješite papira koji vam nisu potrebni za racionalizaciju pohrane.
Ovaj će vam projekt pomoći u početnom postavljanju vašeg kućnog arhivskog sustava. Korake je lako slijediti, iako vrijeme koje na njemu potrošite može se uvelike razlikovati ovisno o tome koliko papira trebate razvrstati i organizirati. Ali ako uložite početni napor, trebali biste završiti sa sustavom arhiviranja koji bez problema radi za vas.
6 najčešćih vrsta nereda u vašem domu
Što će vam trebati
Oprema / Alati
- Kanta za recikliranje
- Drobilica
- Izrađivač etiketa ili pribor za pisanje
Materijali
- Mape datoteka
- Ormarić za datoteke, okvir za datoteke ili drugi prostor za pohranu mapa datoteka
- Vatrootporna kutija ili sef (nije obavezno)
- Vezivo (neobavezno)
- Ladica za ulaznu poštu (nije obavezno)
Upute
-
Skupite sve svoje radove u jedno mjesto
Prvi korak u postavljanju kućnog dosjea je da se svi vaši papiri stave u isti prostor, tako da ih možete sortirati. Osim što uzimate papire s očitih mjesta, kao što su ladice vašeg stola i ormari za dosijee, počistite i ostatak kuće kako biste bili sigurni da ste sve računali.
Provjerite uobičajena mjesta na kojima se mogu nakupiti papiri, poput kuhinjskog šanka ili unutar radne torbe. Sve to odnesite na jedno mjesto gdje imate puno prostora za širenje. Sortiranje papira na podu ili velikom stolu može biti učinkovito.
-
Odvojite svoje radove u 5 kategorija
Sad je vrijeme da uredite sve svoje papire. Svaki dokument ući će u jednu od ovih pet kategorija: radnja, arhiva, kućanstvo, recikliranje i uništavanje. Evo što treba staviti u svaku od ovih kategorija:
- Akcijski: To su papiri na kojima trebate nešto poduzeti, a zatim baciti. Nemojte ih miješati s dokumentima koji spadaju u kategoriju kućanstva. Dokumenti kućanstva podnose se trajno; akcijske datoteke koriste se jednom, a zatim odbacuju. Primjeri uključuju pozivnice, parkirne karte, podsjetnike na sastanke, domaću zadaću i račune.
- Arhiva: Ova kategorija uključuje radove kojih se trebate držati, ali ih ne trebate referencirati više od jednom ili dva puta godišnje. Primjeri su porezne prijave, medicinska evidencija, akademska evidencija, djela, najmovi, jamstva i ugovori.
- Kućanstvo: To su papiri kojima držite kuću (i život) u pogonu. Primjeri uključuju kupone, recepte, korisničke upute, potvrde o ovogodišnjim porezima i dokumente za nadolazeća putovanja.
- Recikliraj: To su radovi koji ne spadaju ni u jednu od gornjih kategorija i ne sadrže osobne podatke. Primjeri uključuju bezvrijednu poštu, novine, časopise, stare zadaće koje vam nisu potrebne i korištene omotnice.
- Usitniti: Ova kategorija uključuje radove koji ne spadaju u prve tri kategorije, ali sadrže osobne identifikacijske podatke. Primjeri su ponude kreditnih kartica, stari bankovni izvodi i računi.
-
Odbacite dokumente koji vam nisu potrebni
Sad kad ste svoje papire podijelili u pet kategorija, možete osloboditi malo mjesta odbacivanjem papira koji vam nisu potrebni. Prvo izvadite hrpu za recikliranje, jer bi to trebalo biti jednostavno i samo ako je bacite u kantu za recikliranje. Zatim uništite osjetljive dokumente kojih se rješavate. Kad završite, trebali biste ostati samo pred sobom papire koje trebate podnijeti.
-
Organizirajte arhivsku datoteku
Prvo se pozabavite arhivskom hrpom papira. Ova hrpa može sadržavati vrlo važne dokumente, poput putovnice ili kartice socijalnog osiguranja. Stoga je idealno staviti ove papire u vatrootpornu kutiju ili na sigurno kako biste ih zaštitili.
Arhivsku hrpu podijelite na potkategorije radi učinkovitije organizacije, poput akademske, automobilske, zaposleničke, financijske, zdravstvene, osiguravajuće, osobne identifikacije i dokumenata o nekretninama. Upotrijebite označenu mapu datoteka za svaku od svojih potkategorija. Zatim stavite te mape u sigurnu, vatrostalnu kutiju ili na drugo mjesto gdje ih planirate čuvati.
-
Složite dosje kućanstva
Sada je vrijeme za hrpu kućanskih papira. Te papire možete držati u mapama datoteka pohranjenih u ormaru za dokumente ili na drugom dostupnom mjestu. Ali mnogi ljudi radije drže kućanske papire u fasciklu s raznim odjeljcima i džepovima. Glavne su prednosti veziva u tome što ne zauzima puno prostora, a može se pohraniti i premjestiti gdje god vam treba.
Na primjer, mogli biste stvoriti povez s odjeljcima za kupone, bonove i poklon kartice; nagrade i kartice vjernosti; potvrde koje još uvijek referencirate; i korisničke upute koje povremeno trebate provjeriti. Podijelite papire u kategorije koje najbolje odgovaraju vašem načinu života.
-
Postavite akcijsku datoteku
Na kraju ćete se pozabaviti vašom akcijskom kategorijom papira. Budući da ovi radovi uključuju predmete koje treba riješiti, može biti korisno pohraniti ih na otvorenom kao vizualni podsjetnik za sebe, umjesto da budu sakriveni u ormariću. Ladica za radnu poštu na radnoj površini može biti dobra opcija za pohranjivanje akcijskih papira, ali papir možete jednostavno staviti u mapu s datotekama kojoj ostajete dostupni.
Svoje akcijske papire mogli biste podijeliti u kategorije, poput računa, pisama na koja treba odgovor, itd. Međutim, često je najlakše baciti sve te papire u istu datoteku i planirati proći kroz tu datoteku barem jednom tjedno. Tada biste trebali poduzeti odgovarajuće mjere za svaku stavku. Zatim biste trebali reciklirati ili uništiti predmete s kojima ste završili i sve što trebate staviti u svoje kućanstvo ili u arhivske datoteke. Cilj je da vaša akcijska datoteka bude što manja.
