Naučiti kako upravljati poštom iznenađujuće je zastrašujući organizacijski zadatak. Ne možete samo vizualno organizirati poštu; Morate pročitati i dodirnuti svaki dokument da biste ga podnijeli ili odbacili. Ipak, najbolji način za početak je uskočiti i to sada.
Evo nekoliko korisnih savjeta kako organizirati poštu.
- 01 od 05
Baci smeće
Smanjite količinu pošte koju primate zaustavljanjem priljeva neželjene pošte.
Otkažite pretplatu na sve kataloge - da, svi. Njihov sadržaj možete lako pronaći na mreži. Većina ima sitan tisak s uputama za otkazivanje pretplate ili to možete učiniti putem interneta. Smanjivanjem količine neželjene pošte koju primate smanjit ćete vrijeme koje ćete potrošiti na upravljanje poštom. Dobra je i za okoliš.
Nakon otkazivanja pretplate na sve, vaš će poštanski sandučić neko vrijeme biti blaženo bez neželjene pošte, ali polako će se početi akumulirati. Nastavite se kontinuirano uklanjati s popisa za slanje pošte ili odvojite vrijeme svakih šest mjeseci da biste uklonili svoje ime sa svih popisa na koje ste dodani.
- 02 od 05
Zakažite vrijeme organizacije
Većina ljudi sortira poštu dok ulaze na vrata nakon posla i često se zaustave na sredini kako bi odložili kaput ili skrenuli pozornost na ono što je za večeru. Oduprite se porivu za upravljanjem poštom dok ne dobijete vremena i pažnje za ovaj zadatak.
Ako na primjer sortirate na ulazu, velika je vjerojatnost da tada niste spremni upravljati poštom. Potrebni su vam odgovarajući alati i pažnja kako biste odlučili kako koristiti ili odbaciti svaki komad.
Također, nikada nemojte dodirivati papir više puta, ako ne morate. To je ono što upravljanje papirom čini tako iscrpljujućim: morate ga pročitati svaki put kad ga podignete. Pričekajte dok ne budete spremni za upravljanje i odbacivanje.
- 03 od 05
Koristite prave alate
Imajte pri ruci pravi alat - drobilicu, kantu za recikliranje i sustav arhiviranja i kalendar za odbacivanje, recikliranje ili odgovaranje na vašu poštu.
Nemojte imati svoj drobilnik i kantu za reciklažu u odvojenim prostorijama. Oni bi trebali biti pored vas dok radite kako biste odmah mogli nešto poduzeti. Na ovaj način nećete imati hrpe papira koji čekaju da ih se reciklira i usitni po cijeloj kući.
- 04 od 05
Uspostavite sustav
Postoje tri završne igre za svaki komad pošte.
Krenite u akciju s poštom kojoj treba pozornost sada ili na kraju. Podijelite ga na daljnje kategorije, poput arhiviranja, odgovaranja ili neposredne akcije.
Reciklirajte bezvrijedna pošta koja za vas nema vrijednost i na njoj ne postoje identifikacijski podaci osim vašeg imena.
Usitniti bilo koji komad pošte koji sadrži bilo kakve identifikacijske podatke osim vašeg imena i adrese. To bi uključivalo brojeve socijalnog osiguranja, datume rođenja, ponude kreditnih kartica i još mnogo toga.
Nastavite na 5 od 5 u nastavku. - 05 od 05
Držite se sustava
Sad kad vam je sustav srušen, morate ga nastaviti. Ako nemate vremena svaki dan posvetiti se sortiranju pošte, stavite je u ulaznu poštu na stolu, blizu ulaza ili u kut na kuhinjskoj ploči. Planirajte potrošiti vrijeme jednom ili dva puta tjedno da biste razvrstali svaku poštu, kako ne biste propustili ništa važno.
