Kako odrediti prioritete za svoje zadatke

Pomozite razvoju web mjesta, dijelite članak s prijateljima!

Prilično svi osjećaju da imaju previše posla i premalo vremena za to. Kad je vaš popis obveza pun, kako znati koji zadatak prvo izvršiti? Taj preplavljeni osjećaj proizlazi iz nemogućnosti davanja prioriteta svim onim naizgled presudnim zadacima. Ako osjećate da vam se popis obveza iz minute u minutu povećava, a vi uopće ne znate odakle biste započeli, evo kako prepoznati, procijeniti i odrediti prioritete svojih zadataka.

1. Napravi popis

   Prije nego što pokušate svoje obveze razvrstati prema važnosti, odvojite vrijeme da sastavite sveobuhvatan popis svega što trebate ili želite postići. Podijelite svoj popis u odjeljke za različite vrste zadataka. Te kategorije mogu uključivati:

   • Dnevni ili tjedni zadaci: Ove svakodnevne "obveze" mogu biti osobne, poput planiranja obroka i kupovine namirnica, ili povezane s poslom, poput tjednog sastanka tima. Ako već slijedite dnevnu rutinu, bit će vam poznati ovi zadaci; ako to ne učinite, pravo je vrijeme za stvaranje. Ono što uključujete može se razlikovati - neki se ljudi neće trebati podsjećati da provjeravaju e-poštu ili kupuju namirnice, ali drugi će cijeniti strukturirane podsjetnike da izvršavaju određene radnje u određeno vrijeme ili u određene dane.
   • Zadaci s rokovima: To je potrebno obaviti do određenog datuma i prethodno treba pripremiti. Primjeri bi mogli biti školski list koji treba izaći za tri tjedna ili zabava koju planirate za šest mjeseci. Takve se zadaće ili projekti kasnije mogu podijeliti na manje komponente. Na primjer, zadatak pisanja rada može se raščlaniti na čitanje odgovarajućih knjiga, organiziranje vaših bilješki, pisanje obrisa, pisanje prvog nacrta itd.
   • Ponavljajući zadaci: Oni se ne događaju svakodnevno ili tjedno, ali nisu ni jednokratni projekti. Ponavljajući zadaci mogu uključivati sastanke kod zubara ili podnošenje kvartalnih procijenjenih poreza.
   • Samomotivirani, neophodni zadaci: To su zadaci ili projekti za koje znate da ih morate obaviti, ali nitko vas neće natjerati. Rijetko, ako ikad imaju ugrađeno vremensko ograničenje. Oni mogu uključivati poboljšanje web stranice vašeg malog poduzeća ili pronalazak novog pružatelja primarne zdravstvene zaštite.
   • Samomotivirani, nepotrebni zadaci: To su ugodnije aktivnosti koje unatoč tome uglavnom zaostaju jer ih istjeruju drugi, očito potrebniji zadaci. Razmislite čitati iz užitka ili raditi na hobijima.
   • Zadaci "Jednog dana": Ti se zadaci zadržavaju na dnu popisa obveza ili u pozadini vašeg uma, ali obično ih ne moraju obaviti uskoro; na primjer, obojite svoje radijatore.

   Napomena: Kako fizički izrađujete ovaj popis, bilo na listu papira, u planeru, u aplikaciji, koristeći mrežni kalendar ili na neki drugi način, manje je važno nego osigurati da odaberete metodu koja vam odgovara i da ' koristit ću.

2. Organizirajte svoj popis

   Nakon što nabrojite sve što treba učiniti, možete shvatiti što prvo učiniti. Svi se zadaci mogu razvrstati u jednu od četiri kategorije:

   1. Hitni i važni zadaci, ili „obavezni“ zadaci, koje treba prvo obaviti.
   2. Hitne, ali ne i važne zadaće, koje se, ako je moguće, mogu delegirati. Ako nije moguće delegirati, vaš raspored trebao bi sadržavati dovoljno fleksibilnosti i dodatnog vremena da ih prilagodite kad se pojave.
   3. Važni, ali ne i hitni zadaci, koje treba planirati unaprijed kako ne bi postali hitni.
   4. Zadaci koji nisu ni važni ni hitni i potencijalno mogu biti eliminirani. Međutim, ako uživate u njima, trebali biste ih unijeti u vaš raspored kako ih ne bi istiskivale zahtjevnije obveze.

   Savjet

   Ograničite svoje svakodnevne obaveze na najviše tri. Dan može sadržavati i manje zadatke koji su više rutinski ili manje važni ili hitni, ali opterećivanje glavnim zadacima može dovesti do stresa i razočaranja.

3. Procijenite vrijednost svakog zadatka

   Vrijednost zadatka možete procijeniti na nekoliko načina. Na primjer, razmislite utječu li drugi ljudi i koliko su vam ti ljudi važni - odobrenje vašeg šefa ili dobrobit vaše djece vjerojatno su važnije od, recimo, mišljenja grupe stranaca kojima ste se dogovorili da se pridružite na sastanku. Međutim, imajte na umu da se prioriteti mogu promijeniti - ako vaš šef treba nešto učiniti sada, vaš prethodni prvi prioritet vjerojatno će se spustiti na drugi.

   Mogli biste dodijeliti i visoku vrijednost zadacima za koje vidite da se dugoročno isplaćuju ili vam se jednostavno čine korisnim. Jedna referenca s kojom ćete se vjerojatno susresti kada čitate o određivanju prioriteta zadataka je pravilo 80-20 ili Pareto Princip, koji kaže da 80 posto učinaka dolazi iz 20 posto uzroka. Ovo je dobar podsjetnik za prepoznavanje onoga na što zapravo trošite vrijeme i koji se vaš trud isplati.

4. Omogućite fleksibilnost

   Raspored funkcioniranja omogućuje promjene i prepoznaje vremenska ograničenja. Budite realni kada određujete prioritete i planirate dane. Kad sumnjate, precijenite vrijeme koje će vam dati zadatak. Ako istodobno trebate obaviti dva zadatka, odabir s kojim ćete započeti ovisi o tome kako najbolje radite. Neki ljudi radije uklanjaju jednostavniji zadatak i koncentriraju se na složeniji; drugi će se osjećati smireno ako prije počnu s težim zadatkom i obave dio ili sve prije nego što nastave dalje. Imajte na umu da ne morate preuzimati jedan zadatak ili projekt od početka do kraja prije nego što prijeđete na sljedeći, osim ako, naravno, smatrate da rad na taj način ne povećava vašu produktivnost.

5. Skupni zadaci

   Grupni zadaci jedan su od najučinkovitijih načina za izvršavanje tih mučnih, ponavljajućih zadataka. "Grupiranje" odnosi se na kontinuirani rad na istoj vrsti zadatka, kao što je plaćanje svih računa odjednom ili otvaranje sve pošte jednom tjedno, prije nego što se prebacite na drugi zadatak.

   Za grupno određivanje zadataka koje radite iznova i iznova, a zatim postavite jednostavan tijek rada koji će slijediti. Zatim se istovremeno bavite tim zadacima koristeći taj tijek rada. Grupiranje vam omogućuje da ulazite u utor radeći isti zadatak iznova i iznova, tako da ne morate gubiti vrijeme smišljajući upute ili što biste trebali učiniti dalje.

6. Uklonite zadatke kad god je to moguće

   Nakon što nabrojite sve svoje zadatke i poredate ih od najvažnijih do najmanjih, postat će jasno koji su zadaci na dnu popisa. Ponekad ćete moći prenijeti zadatke nekome drugome. Ako to nije moguće, odlučite hoćete li im odrediti vrijeme ili ih eliminirati.

   Možda ćete na svom popisu imati zadatke koje ne morate ili ne želite, ali osjećali ste pritisak da u nekom trenutku dodate raspored, poput odlaska u teretanu ili prisustvovanja sastanku kluba knjiga . Ako vam olakša pritisak iz života, oni se mogu u potpunosti eliminirati.

   Napokon, moguće je da jednostavno imate previše posla. Ako ne možete sve obaviti, procijenite svoje radno opterećenje kako biste utvrdili trebate li samo još malo prakse za određivanje prioriteta ili morate nekome reći da više ne možete raditi određeni zadatak.

Pomozite razvoju web mjesta, dijelite članak s prijateljima!