Pomozite razvoju web mjesta, dijelite članak s prijateljima!
Hrpe papira muka su, a upravljanje sustavom arhiviranja kuće može biti poteškoća. Međutim, neke dokumente morate objesiti jer nikad ne znate kada će vam zatrebati.
Koliko dugo trebate čuvati poreze, račune, bankovne izvode i druge važne dokumente? Svaka vrsta dokumenta je različita, stoga zadržite sve svoje papire dovoljno dugo prije nego što zapalite drobilicu, čak i ako mislite da ste s njima završili.
Održavanje izvodljivog sustava arhiviranja kuća
Jedan od ključeva za stvaranje izvodljivog kućnog arhivskog sustava je početi smanjivati količinu papira koji primate. To stvarno može smanjiti količinu papira koji ćete morati usitniti ili podnijeti. To znači riješiti se neželjene pošte, prijaviti se za e-račune i ne prihvaćati letke, kupone koje nikada nećete koristiti, kataloge koje nikada nećete pročitati ili druge efemere za koje smatrate da se trebate držati kad vas poznaju stvarno nemojte.
Ako pustite ovu fazu presortiranja da izmakne kontroli, možda ćete se zaista početi boriti s neredom oko papira. Može doći čak i do točke u kojoj se osjećate kao da je možda gomilate. U tim slučajevima može biti vrlo korisno obratiti se profesionalcu koji vas može voditi kroz postupak dekomponiranja.
Drugi korak je osigurati uspostavu dobrog sustava za upravljanje poštom. Što učinkovitije rukujete poštom kad stigne, rjeđe ćete morati obaviti veliku sesiju podnošenja, usitnjavanja i recikliranja.
Postavite elektronički sustav
Riješenjem dosjea papira postavljanjem elektroničkog sustava podnošenja uštedjet ćete prostor i riješiti se nereda. Elektronički sustav arhiviranja ima puno smisla jer je lakši nego ikad.
Za početak su vam potrebni skener i mjesto za pohranu datoteka: sustav mapa na računalu i sigurnosna kopija u oblaku, kao i vanjski tvrdi disk. Što više sigurnosnih kopija imate kod kuće i izvan njih, to ćete biti spremniji odbaciti hrpu papira bez brige da ćete izgubiti nešto važno.
Postavite opće mape za različite vrste dokumenata (npr. Kućanstvo, porez, auto, rodni listovi itd.) Ne morate biti previše precizni s pohranjivanjem dokumenata jer je moguće pretraživati elektroničke sustave arhiviranja.
Zatim skenirajte svaki dokument i spremite ga u mapu prema sadržaju. Dajte svakom jedinstveno ime datoteke da ga opiše kako bi ga se moglo brzo pronaći putem funkcije pretraživanja na vašem računalu. Također, dodavanje datuma na kraj naziva datoteke može vam pomoći da razlikujete istu vrstu dokumenta iz različitih vremenskih razdoblja. Na primjer, umjesto da svoj račun za komunalne usluge pozovete utilitystatement.pdf, nazovite ga utilitystatement-Feb2019.pdf.
Dostupni su i brojni programi koji vam mogu pomoći u brzom snimanju i pohrani raznih dokumenata. Mnogo se njima može upravljati putem pametnog telefona ili tableta, tako da se možete riješiti papira (posebno računa) kad niste blizu svog kućnog računala.
Zadrži kopije
Za najvažnije dokumente stručnjaci savjetuju zadržavanje više primjeraka. To može značiti čuvanje jedne kopije u pohrani u oblaku, a druge na tvrdom disku. To bi također moglo značiti čuvanje jedne kopije u vašoj elektroničkoj arhivi i jedne tiskane kopije u vatrootpornom sefu.
Dokumenti za pohranu zauvijek
Brojni bi dokumenti trebali biti zauvijek pohranjeni. To su najvažnije koje će vam u bilo kojem trenutku u budućnosti trebati iz različitih razloga. Ako ih osigurate na sigurnom mjestu i da je kopija na sigurnom, uštedjet ćete puno vremena kada su potrebne.
- Akademske evidencije: Diplome, prijepisi i svi radovi na portfelju koji se mogu koristiti u budućnosti prilikom prijavljivanja za posao
- Papiri o usvajanju
- Krštenice
- Izvodi iz matične knjige rođenih
- Potvrde o smrti: Možda će biti potrebne u porezne svrhe
- Vozačke dozvole
- Evidencije o radu: sve klauzule, sporazumi, stegovni spisi i pregledi učinka.
- Vjenčanice
- Medicinska dokumentacija
- Vojni zapisi
- Putovnice
- Mirovinske i mirovinske evidencije
- Karte socijalnog osiguranja
- Oporuke
Dokumenti koje treba čuvati određeno vrijeme
Zamislite da se na vašem stolu gomilaju bankovni izvodi i računi koji vrijede cijeli život. Nakon čak samo desetljeća taj bi skup vjerojatno bio nečuveno velik. Postoje mnoge vrste dokumenata - uglavnom financijskih - koje biste trebali čuvati određeno vrijeme, ali ih ne trebate čuvati zauvijek. Možda ćete ih neko vrijeme trebati referencirati mjesečno ili tjedno, a zatim postaju još jedan papir koji leži okolo stvarajući nered.
Škakljiv je dio znati kada se možete riješiti ove vrste zapisa. Ne postoji dobar odgovor za sve, ali preporučene smjernice temeljene na tome što jest:
- Računi na kreditnim karticama: Uništite odmah nakon plaćanja.
- Izvodi u banci: Jedan mjesec
- Računi: godinu dana za sve poreze ili jamstva; sve ostale račune treba usitniti čim su plaćeni.
- Plaće i kamate: Jedna godina ili dok ne primite izjavu W-2 za tu poreznu godinu
- Evidencija ulaganja: sedam godina nakon što ste zatvorili račun ili prodali vrijednosni papir.
- Porezni dokumenti: Sedam godina, uključujući vašu prijavu i sve popratne dokumente kao što su W-2 i potvrde
- Potvrde o prodaji: Čuvajte do kraja jamstva za velike kupnje, poput uređaja i elektronike. Za stvari kao što su namirnice i odjeća, čuvajte račun samo dok ne saznate da vam neće biti potreban povrat robe.
- Najmovi: Zadržite dok se ne iselite i ne primite depozit od stanodavca.
- Potvrde o poboljšanju kuće: Čuvajte dok se kuća ne proda.
- Evidencija vozila: Čuvajte dok se čamac, automobil ili motocikl ne prodaju.
Kako se riješiti dokumenata
Uništavanje dokumenata glavni je način da se zaštitite od krađe identiteta. Kao opće pravilo, postoje određeni dokumenti koje apsolutno treba usitniti. To uključuje sve što sadrži brojeve računa, datume rođenja, djevojačka prezimena, lozinke i PIN-ove, potpise i brojeve socijalnog osiguranja.
Ako su dokumenti još uvijek "aktivni", trebate ih držati za referencu - smjestite ih u vaš matični sustav po temama. Usitnite ih samo kad više nisu u upotrebi.
Koje dokumente uništiti
Kad završite s ovim dokumentima i više vam ne trebaju, slobodno ih uništite:
- Potvrde o bankomatima
- Izvodi u banci
- Kopije rodnih listova
- Otkazane i poništene provjere
- Računi na kreditnim karticama
- Kreditna izvješća
- Vozačke dozvole (istekle)
- Dokumenti o radu koji sadrže bilo kakve identifikacijske podatke
- Istekle putovnice i vize
- Brojevi računa ulaganja
- Legalni dokumenti
- Ulaganja, dionice i transakcije imovine
- Predmeti s potpisom (zakupi, ugovori, pisma itd.)
- Oznake za prtljagu
- Medicinska i stomatološka evidencija
- Radovi s brojem socijalnog osiguranja
- Lozinke ili PIN brojevi
- Platni fondovi
- Unaprijed odobrene prijave za kreditne kartice
- Potvrde s brojevima tekućih računa, brojevima kreditnih kartica ili bilo kojim drugim identifikacijskim podacima
- Porezni obrasci
- Prijepisi s podacima koji identificiraju
- Itinerari putovanja
- Rabljene zrakoplovne karte
- Komunalni računi (telefon, plin, struja, voda, kabelska TV, internet itd.)
Sve ostalo - poput papirologije - možete jednostavno reciklirati. Obavezno postavite fleksibilni sustav arhiviranja kako biste mogli držati ove dokumente u šahu. Također je dobra ideja da redovito pregledavate pohranjene dokumente. Pokušajte to učiniti kad plaćate račune, podnosite porez ili se brinete o sličnom zadatku koji se ponavlja, kako ne biste zaboravili i papiri vam izmaknu kontroli.
